1. Thư tín thương mại là gì?
Thư tín thương mại (“business correspondence”) là một hình thức giao tiếp chính thức giữa các doanh nghiệp, đối tác hoặc khách hàng nhằm trao đổi thông tin, đàm phán hợp đồng, xác nhận đơn hàng hoặc giải quyết tranh chấp. Một bức thư tín thương mại chuyên nghiệp không chỉ giúp xây dựng hình ảnh doanh nghiệp mà còn tạo ấn tượng tốt với đối tác.
2. Cấu trúc cơ bản của một bức thư thương mại
Một bức thư tín thương mại chuyên nghiệp thường gồm các phần chính sau:
a) Tiêu đề thư (“letterhead”)
Tiêu đề thư thường chứa thông tin của công ty gửi, bao gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, logo (nếu có).
b) Ngày tháng (“date”)
Ngày gửi thư cần được viết rõ ràng để tránh nhầm lẫn, thường theo định dạng: ngày/tháng/năm hoặc tháng/ngày/năm (tùy theo quy chuẩn quốc tế hoặc quy định của công ty).
c) Thông tin người nhận (“recipient details”)
Bao gồm họ tên, chức vụ, tên công ty, địa chỉ và thông tin liên hệ của người nhận.
d) Lời chào mở đầu (“salutation”)
Cách viết lời chào phụ thuộc vào mức độ trang trọng của thư, có thể là:
- Dear Mr./Ms. [Tên người nhận], (Trang trọng)
- To whom it may concern, (Khi không biết người nhận cụ thể)
e) Nội dung chính (“body of the letter”)
Phần này cần súc tích, rõ ràng và chia thành các đoạn:
- Đoạn 1: Giới thiệu lý do viết thư
- Đoạn 2: Cung cấp thông tin chi tiết
- Đoạn 3: Đưa ra yêu cầu hoặc đề xuất
f) Lời kết (“closing remarks”)
Lời kết thể hiện sự trân trọng và mong muốn phản hồi, chẳng hạn:
- We look forward to your response. (Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ quý công ty.)
- Thank you for your time and consideration. (Cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét.)
g) Chữ ký (“signature”)
Người viết thư ký tên, ghi rõ họ tên, chức vụ và thông tin liên hệ.
3. Nguyên tắc viết thư thương mại chuyên nghiệp
a) Ngắn gọn và rõ ràng (“concise and clear”)
Một bức thư thương mại không nên dài dòng, cần đi thẳng vào vấn đề. Sử dụng câu văn ngắn gọn, dễ hiểu và tránh dùng từ ngữ phức tạp.
b) Giữ tính chuyên nghiệp (“professional tone”)
Dù là thư khiếu nại hay thư chào hàng, bạn cần duy trì giọng văn chuyên nghiệp, tránh ngôn ngữ quá suồng sã hoặc biểu cảm thái quá.
c) Chính xác và không mắc lỗi ngữ pháp (“accuracy and correctness”)
Kiểm tra kỹ nội dung, tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại và các thông tin quan trọng khác để tránh nhầm lẫn.
d) Sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng (“audience-appropriate language”)
Nếu viết cho đối tác nước ngoài, cần sử dụng tiếng Anh thương mại với cấu trúc chuẩn và từ vựng phù hợp.
4. Các loại thư tín thương mại phổ biến
a) Thư chào hàng (“sales letter”)
Mục đích chính là giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và thuyết phục khách hàng mua hàng. Ví dụ:
“We are pleased to introduce our latest product line that meets all your business needs.”
b) Thư yêu cầu báo giá (“request for quotation”)
Dùng để đề nghị đối tác cung cấp bảng giá cho sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.
c) Thư xác nhận đơn hàng (“order confirmation”)
Gửi đến khách hàng để xác nhận đơn hàng đã được tiếp nhận.
d) Thư khiếu nại (“complaint letter”)
Dùng khi khách hàng hoặc doanh nghiệp muốn phản ánh về dịch vụ hoặc sản phẩm không đạt yêu cầu.
5. Mẫu thư tín thương mại tham khảo
CÔNG TY TNHH ABC
Số 123, Đường XYZ, TP. Hà Nội
Email: contact@abc.com
Ngày 10 tháng 3 năm 2025
Mr. John Smith
Sales Manager
XYZ Corporation
123 Business Street, New York, USA
Dear Mr. Smith,
I am writing to inquire about your latest products and request a quotation for bulk orders. Our company is interested in expanding our inventory with high-quality materials, and we believe your offerings might align with our needs.
Could you please provide us with a detailed price list and shipping terms? We appreciate your prompt response and look forward to establishing a long-term business relationship.
Best regards,
Nguyễn Văn A
Sales Director
Công ty TNHH ABC
6. Kết luận
Viết thư tín thương mại (“business letter”) không chỉ đơn thuần là trao đổi thông tin mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Một bức thư được trình bày rõ ràng, ngắn gọn và có đầy đủ thông tin sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt và tăng hiệu quả giao tiếp trong kinh doanh. Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp bạn tự tin hơn khi viết thư tín thương mại!
